[여비교통비] 직원 출장시 회계처리는 어떻게 하나요? (+ 증빙)
먼저 회사지출을 비용으로 인정받으려면 상대방이 우선 사업자라는 전제가 있어야 됩니다. 그러나 거래 상대방이 사업자가 아님에도 불구하고 비용으로 인정받을 수 있는 경우는 대부분 회사 내부 직원에게 사내경비성으로 지불하는 경우입니다.
예를 들면, 한 기업이 직원에게 급여를 지급하면서 정규 증빙을 요구하고 받을 수는 없습니다. 대신 근로계약서나 급여대장, 계좌이체 영수증을 통해 회사 비용으로 인정받을 수 있습니다. 일용직의 경우 주민등록등본 또는 운전면허증, 아르바이트 대장, 이체 영수증이 있으면 됩니다. 또하 직원 본인이나 가족의 결혼, 사망에 대해 지불하는 경조사비는 회사규정이나 청첩장, 부고, 지출사실만 있다면 회사 비용으로 인정됩니다.
여비교통비는 직원이 업무상 시내 교통을 이용하거나 지방출장 또는 해외출장시 소요되는 비용을 처리하는 계정입니다.
교통비별 성격에 따라 지출증빙도 다른데요. 조금 더 세부적으로 알아보겠습니다.
1) 시내교통비의 경우 법정지출증빙 수취 의무가 없습니다.
회사에서 영수증이나 승차권을 요구하는 경우 회사 관리 차원에서 요청하는 증빙이니 참고 바랍니다.
2) 국내출장비의 경우 일반적으로 회사에서 규정하고 있는 내부지침이 존재합니다. 일비 성격은 정액 기준으로 지급되는 것이 원칙이며 법정지출증빙 수취 의무는 없습니다. 회사에서 영수증이나 승차권을 요구하는 경우 회사 관리 차원에서 요청하는 증빙이니 참고바랍니다.
3) 해외출장비의 경우 회사에서 규정하고 있는 내부지침이 존재합니다. 간혹 항공권 요금에 대해서는 제외시키는 기업도 있긴 합니다. 해외출장비는 규정에 의해 보통 정액으로 지급되며, 법정지출증빙 수취 의무가 없습니다.
4) 주차료의 경우 국가에서 운영하는 주차장에 사용한 비용이라면 법정지출증빙이 따로 필요 없습니다.
다만, 간이사업자와 거래 시에는 건당 3만 원을 초과하는 경우 세금계산서는 수취를 못하더라도 신용카드 매출전표나 현금영수증 등의 법정지출증빙을 수취하여 제출해야 합니다.
5. 렌터카 대여비용의 경우 영수증을 교부하는 대상에 속하는 사업자입니다. 자동차를 대여받는 자가 사업자등록증을 제시하고 세금계산서의 교부를 요구하는 경우에는 세금계산서를 발행해야 하며 이를 수취할 수 있습니다.
Q) 직원 출장 시 사용한 일비(식대, 숙박료, 주유비 등)는 어떻게 회계처리 하나요?
회계처리의 경우 각 성격에 맞추어 계정처리를 해주시면 됩니다. 택시비와 같은 시내교통비의 경우 여비교통비, 식대는 복리후생비, 주유비의 경우 차량유지비 등으로 나누어 계정을 선정합니다. 다만, 회계에는 계속성의 원칙에 따라 동일 성격에 대해서는 과거 회계처리와 동일하게 처리해야 된다는 것을 인지하시고 과거사례를 찾아보시는 것도 도움이 될 듯합니다.
Q) 출장 다녀와서 영수증을 챙기지 못했는데 회계처리가 가능할까요?
직원 출장의 경우에는 교통비, 숙박비, 식대 등을 지출하게 되므로 상황에 맞추어 적합한 증빙을 챙겨야 합니다. 우리가 생각하는 상식 선에서는 어떻게 보면 당연한 거죠. 다만, 일당 성격인 일비는 영수증 없이도 비용처리가 가능합니다. 영수증 없이도 비용처리를 하고자 한다면, 적당한 수준에서 일당을 결정해야 세무상 불이익이 없습니다.
하지만 회사 내부 지침상 필히 지출한 내역에 대한 증빙이 필요하다면, 아래를 참고하시기 바랍니다.
1) 시내출장의 경우, 목적지나 업무내용이 기재된 지출 결의서로 대체가 가능합니다. 시내교통비인 버스비, 택시비, 지하철비 등은 정규 지출 증빙에 대한 수취 의무가 없으며, 실무에서는 영수증을 첨부해 두면 더 좋습니다.
2) 시외출장의 경우, 회사여비 규정에 따라 출장비용에 대한 출장 품의서를 작성하여 결재를 받아 둔 뒤, 항공료나 고속버스 비용에 대해 3만 원 초과 시 법정지출증빙을 수취하여 보관하면 됩니다.
대다수의 중소기업이나 스타트업의 경우 또는 회계담당자가 미숙하다거나 업무량이 많아 출장 다녀올 직원에게 설명을 제대로 전달하지 못하는 경우도 많습니다. 내가 출장을 다녀와야 하는 상황이라면, 미리 숙지하고 가심이 좋을 듯하네요.
Q) 해외출장의 경우 현지 지출영수증도 증빙처리가 가능한가요?
현지 지출영수증도 증빙으로 인정이 됩니다. 그 이유는 외국은 우리와 세법체계가 달라 정규증빙이란 것이 없기 때문입니다. 만일 지출증빙을 챙길 수 없는 상황이라면,